Das PFL-EX-Projekt wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert. Die korrekte Verwendung der Fördermittel wird penibel überwacht. Das ist mit jeder Menge Bürokratie verbunden. Es müssen Belege für jede einzelne Ausgabe eingereicht werden, jeder Schritt im Projekt muss von mehreren Stellen freigegeben werden, bei der Erstellung von Produkten wie Flyern oder Postern müssen die Logos der Fördergeben millimetergenau an der richtigen Stelle platziert sein und vieles mehr. Natürlich müssen auch alle Personen, die über die Fördergelder finanziert werden, detaillierte Stundenlisten führen.

Nachdem die Koordinatoren des PFL-EX-Projekts vom ITA an einer Verwaltung-Schulung für alle Experimentierräume-Projekte in Berlin teilgenommen hatten, wurde für die an PFL-EX beteiligten drei Einrichtungen ein eigener Schulungs-Workshop durchgeführt. Da die Einrichtungen teilweise kaum Erfahrungen mit der Verwaltung von Förderprojekten haben, war diese Unterstützung hochwillkommen.